زمان‌‌بندی و برنامه زمان‌ بندی پروژه

برنامه زمان‌بندی پروژه چیست؟

 همان‌گونه که از تعریف پروژه برمی‌آید یکی از ارکان اساسی پروژه، موقتی بودن آن است. موقتی بودن به معنای محدود بودن زمان انجام پروژه است و این یعنی شروع اجرای پروژه در یک‌زمان مشخصی و اتمام آن در یک‌زمان معین است. اهمیت زمان‌‌بندی اینجا مشخص می‌شود.

مقاله مرتبط:‌ پروژه چیست؟

از سوی دیگر پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که باوجود محدودیت‌های مربوط به منبع، در یک بازہ زمانی معین می‌بایست اجرا شود تا درنهایت به هدف پروژه که همانا تولید محصول یا خدمت است بیانجامد.

همچنین اغلب پروژه‌ها به شرطی دارای ارزش اقتصادی/معنوی خواهند بود که محصول یا خدمت خروجی آن در یک‌زمان معینی در دسترس و قابل‌استفاده باشد.

مقاله مرتبط :‌ تیم اسکرام

میشه یه مثال بزنی؟

برای مثال: ساخت استادیوم المپیک که مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با محدودیت‌های پیچیده است می‌بایست به هر شکل ممکن تا قبل از شروع بازی‌ها که از سال‌ها قبل معین‌شده، نهایی و قابل‌استفاده باشد. اتمام ساخت استادیوم بعد از تاریخ برنامه‌ریزی‌شده بازی‌ها، اگرچه به استادیومی برای انجام فعالیت‌های ورزشی ختم می‌شود اما نه‌تنها هیچ ارزشی برای المپیک و میزبانی بازی‌ها نخواهد داشت بلکه یک نوع از دست رفتن اعتبار و وجهه برای میزبان بازی‌ها در نظر گرفته خواهد شد. (نوشدارو بعد از مرگ سهراب)

با توجه به موارد فوق، از ابتدای پروژه می‌بایست شناخت کاملی از تمام نیازمندی‌ها، منابع و محدودیت‌ها، فعالیت‌ها و توالی منطقی انجام آن‌ها و همچنین موعد تحویل محصول / خدمت پروژه حاصل نمود، سپس نسبت به تولید برنامه زمان‌بندی پروژه اقدام کرد.

برنامه زمان‌بندی پروژه که می‌تواند به‌صورت تصویری (نموداری) یا نوشتاری باشد؛ ارائه‌دهنده برنامه‌های پیمانکار اجرای پروژه برای تکمیل آن است.

مقاله مرتبط: خسارات تأخیر وارده به پیمانکار

جزئیات برنامه‌ زمان‌بندی

سطح جزئیات موردنیاز در برنامه زمان‌بندی از یک پروژه به پروژه دیگر متفاوت است. سطح جزئیات موردنیاز در برنامه زمان‌بندی به عواملی چون جزئیات زمان موردنیاز، نیازمندی‌های قراردادی، طبیعت کار و روش‌های کاری پیمانکار بستگی دارد.

۴ مفهوم در برنامه زمان‌بندی

در این زمینه ۴ مفهوم کلی مطرح می‌شود:

1. برنامه زمان‌بندی هدف[۱]:

   برنامه زمان‌بندی است که در ابتدای پروژه تهیه می‌شود و یکی از اهداف مدیریت پروژه، انجام پروژه بر اساس این برنامه و مطابق با تاریخ‌های آن است.

2. برنامه زمان‌بندی به‌روز شده[۲]:

   پس از شروع اجرای پروژه، برنامه زمان‌بندی هدف در فواصل زمانی مشخص بر اساس اطلاعات واقعی فعالیت‌ها از حیث تاریخ شروع و پایان، پیشرفت و غیره به‌روزرسانی می‌شود.

   

3. برنامه مبنا[۳]:

   برنامه هدف اولین برنامه مبنای پروژه است. چنانچه کارفرما و پیمانکار در زمان اجرای پروژه توافقات جدیدی درزمینهٔ تاریخ‌ها، روندهای اجرای کار، دامنه پروژه و … حاصل کنند، بر آن اساس، برنامه را تغییر داده و وقایع گذشته را نیز در آن به‌روزرسانی می‌کنند. سپس یک مبنا از برنامه جدید گرفته و این برنامه را به‌عنوان مقیاسی برای سنجش عملکرد پروژه پس‌ازآن تاریخ در نظر می‌گیرند.

4. برنامه زمان‌بندی طبق ساخت[۴]:

   برنامه‌ای که کلیه اتفاقات، فعالیت‌ها و رویدادهای پروژه را به همراه تاریخ واقعی رخداد آن‌ها نشان می‌دهد. این فعالیت‌ها ممکن است از ابتدا در برنامه اصلی لحاظ شده باشند و یا بعداً در حین اجرای پروژه در قالب درخواست تغییر کار[۵] به پروژه اضافه و اجراشده باشند.

مقاله مرتبط: آیا می‌دانید پروژه واقعی کدام است؟

 هدف از برنامه زمان‌بندی

اتفاق‌نظر و ایجاد فهم دقیق از برنامه اجرای پروژه

پیمانکاران موفق، از برنامه زمان‌‌بندی برای ایجاد فهم صحیح و مشترک از برنامه اجرای پروژه، بین خود و پیمانکاران فرعی، ذی‌نفعان و سایر عوامل پروژه استفاده می‌کنند. تهیه برنامه زمان‌بندی پروژه می‌بایست با همکاری و همفکری بین پیمانکار اصلی و فرعی، کارفرما و سایر عوامل پروژه انجام شود. این همفکری به پذیرش سریع و اتفاق‌نظر بر برنامه توسط پیمانکار و کارفرما خواهد انجامید ضمن اینکه در نظر گرفتن توانائی‌ها، محدودیت‌ها و نیازمندی‌های هر یک از بخش‌های اجرایی پروژه منجر به تولید یک برنامه زمان‌بندی واقع‌گرایانه و صحیح از پروژه می‌گردد.

مقاله مرتبط: بررسی تاخیرات پروژه‌های ساخت

یه تیر و چند نشون

• وجود چنین همفکری و ارتباط مؤثری در تهیه برنامه زمان‌بندی اجرای پروژه نه‌تنها یک روش مناسب مدیریت پروژه است بلکه روحیه، فرهنگ همکاری و هماهنگی بین اعضای پروژه را تقویت می‌کند.
• همچنین یک برنامه زمان‌بندی به‌روز شده صحیح و مناسب، تغییرات ایجادشده در برنامه زمان‌بندی هدف پروژه را مستند می‌کند. کارفرما و پیمانکاران همواره با مشکلات و مسائل پیش‌بینی‌نشده‌ای در طول زمان اجرای پروژه مواجه می‌باشند. پیمانکار برای پاسخ‌گویی به این مسائلی ممکن است تغییراتی را در توالی انجام کارها، تعداد کارکنان و منابع، ساعت‌های کاری و یا سایر موارد موجود در برنامه اعمالی کند. به‌روزرسانی‌های دوره‌ای برنامه زمان‌بندی، تصویری از تغییرات صورت گرفته در برنامه هدف در طول اجرای پروژه را ارائه می‌دهد.

مقاله مرتبط: فقط مدیران پروژه جوان بخوانند

 کنترل و اندازه‌گیری کار انجام‌شده

مدیران پروژه موفق از برنامه زمان‌‌بندی به‌عنوان یک ابزار کنترلی مفید برای اندازه‌گیری و پایش پروژه خود استفاده می‌کنند. برنامه زمان‌بندی که به‌طور صحیح و منظم در طول اجرای پروژه به‌روز شده باشد، پیمانکار و کارفرما را قادر می‌سازد پیشرفت پروژه را در زمان‌های مختلف اندازه‌گیری و دنبال کنند. اگر هنگام تهیه برنامه زمان‌بندی پیمانکاران فرعی نیز سهمی داشته باشند، در بررسی و کنترل پیشرفت پروژه و انحرافات حاصله و دلایل آن، اتفاق‌نظر بیشتری بین عوامل مختلف وجود خواهد داشت. از سوی دیگر کارفرما نیز با اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمان‌بندی به‌روز شده، ذینفعان را در جریان پیشرفت پروژه قرار می‌دهد.

عضو کانال تلگرام مدیریت پروژه شوید 

تصمیم‌گیری صحیح و به‌موقع

به‌روزرسانی به‌موقع و صحیح برنامه زمان‌بندی در حین اجرای پروژه علاوه بر اینکه برای اندازه‌گیری پیشرفت مورداستفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند عوامل پروژه را از اثرات اتفاقات پیش‌بینی‌نشده در پروژه که منجر به تأخیر در یک یا چند فعالیت می‌شود آگاه سازد. از این طریق می‌توان دریافت که مشکل ایجادشده به چه میزان بر زمان اتمام پروژه و تأخیر در آن اثرگذار است.

اقدامات اصلاحی

علاوه بر شناسایی تبعات مشکل به وجود آمده، برنامه زمان‌‌بندی می‌تواند در انتخاب اقدام اصلاحی مؤثر ازجمله:

• افزایش ساعات کاری در هر شیفت
• و یا تعداد شیفت‌ها،
• اعمال تغییرات در توالی انجام کارها،
• افزایشی و یا کاهش زمان برخی فعالیت‌ها
• و غیره،

به مدیران پروژه کمک نماید.

مقاله مرتبط: سنجش مزایای مدیریت پروژه

مهم‌ترین مزیت استفاده از برنامه زمان‌‌بندی چیست؟

به نظر می‌رسد شناسایی و انجام اقدام اصلاحی در خصوص مشکلات ایجادشده در خلال پروژه، مهم‌ترین مزیت استفاده از برنامه زمان‌‌بندی و به‌روزرسانی آن است. مدیران پروژه حرفه‌ای و موفق علاوه بر شناسایی مشکل، اثرات آن را در زمان وقوع مشکل، در سه یا شش ماه آینده و نهایتاً در زمان تکمیل پروژه پیش‌بینی می‌کنند و در زمان مناسب نسبت به اتخاذ تصمیم مناسب برای حل مسئله، حذف و یا کاهش اثرات سوء بر زمان اتمام پروژه اقدام می‌نمایند.

[۱] As-Planned Schedule

[۲] Updated Schedule

[۳] Baseline Schedule

[۴] As-Built Schedule

[۵] Change order

دانلود فایل مقاله زمان بندی پروژه

فرمت :PDF

حجم: ۱MB

نویسنده:

امیر مطلق

کارشناس ارشد مدیریت پروژه و ساخت