فسپا – آموزش و مشاوره مدیریت پروژه مدیریت پروژه برای همه
جایگاه هوش ارتباطی در رفتار مدیران پروژه
با ورود ده‌هــا راهنما و اســتاندارد مدیریت پروژه در ویرایش‌های مختلف، مــردان و زنان پروژه‌زیســت ایــران با الگوبــرداری و گاه کپی برداری از آنها، تلاش برای مدیریتی معقول و استاندارد دارنــد. آنها اغلب در طول اجرای پروژه خود، غرق در حوزه‌های خشک و تعیین شــده منــدرج در چارچوب قــرارداد و تعهدات بین ســازمانی می‌شــوند و با وسواس وصف‌ناپذیری، یا کار اضافه انجام نمی‌دهند و یا بــرای روزهای پر چالش خود، کارهــای انجام شــده و اضافه را به عنوان ابزاری برای چانه زنی در قرارداد مستند و نگه‌داری میکنند.
صدها برگ در قطع‌های مختلف رنگی و ســیاه و ســفید که بعضا نقــش برنامه زمانبندی دارند، ماهانه تولید می‌شــود. طومار‌هایی از آزمون‌ها و بازرسی‌های فنی مداوم، نفس‌گیر و گاه تنش‌زا در روزهای پروژه آرامــش خیال یــا نگرانی تزریق میکنند. اغلب این افراد، کســانی هســتند که تعداد تحلیل فرمول‌های ریاضی دوران تحصیل آنها در رشــته‌های مهندسی بیشمار اســت و درمسیر شغلی خود با تکیه بر اســتقراء ریاضــی مبنی بر آنکه چون کارشناســان خوبــی بوده‌اند، بی تردید مدیران کارآیی هم خواهند بود، بر مدیریت پروژه‌ها/ ســبد پروژه‌ها اهتمام می‌ورزند.
مقاله مرتبط: علل شکست پروژه‌ها در ۵ دقیقه
تعامل با انســان‌ها (که هر یک از آنها روانشناســی و پیچیدگی‌هــای خاص خود را دارند)، هنری است که متاسفانه برخــی مدیران پروژه از آن بی بهره‌اند، تا آنجا که معاشــران آنها، دلســوخته و حســرت به دل، بخاطر فرهنگ ایرانی رودربایســتی میکنند و روی بیان و یا تحمل عواقب آن را ندارند.
انبــوه همان اســتانداردها، بارها بیان داشــته‌اند که مدیران پروژه بیشــترین زمــان خــود را (بالغ بــر ۹۰ درصد) به برقــراری ارتباط موثر با افــراد پروژه با تنوعی از دل مشغولی‌ها، دلبستگی‌ها، فرهنگ و خرده فرهنگ‌های گوناگون، جنسیت‌های مختلف، سنین و نسل‌های متفاوت، پیشینه‌های زندگی متنوع و…. می‌گذرانند. از این رو، بیشتر از چانه‌زنی روی موضوعات پروژه، مهارت در گفت‌وگو ودرک درســت مخاطبان،حیاتی به نظر می‌رسد. شــاید بتوان برای دسته‌بندی روحیه‌های متفــاوت، درک اعضای تیم پــروژه و برقــراری ارتباطــی موثر، از دسته‌بندی ساده زیر استفاده نمود:
- افراد درونگرا: افرادی هســتند که نمی‌خواهنــد کانــون توجه باشــند. از تنهایی خود انرژی میگیرند و بیشــتر، شنونده‌های خوبی هستند.
- افــراد برونگرا: افرادی هســتند که همواره وجد به چشم آمدن دارند و علاقه دارند کانون توجه باشــند وبنابراین در نشست‌های اداری بیشتر حرف می‌زنند و شنونده خوبی نیستند.
- افراد حسی: برای دریافت اطلاعات، از تمام حواس خود بهره می‌برند. به زمان حال توجه دارنــد و از تکرار یک مهارت خسته می‌شوند.
- افراد شهودی: اعتقاد دارند که دریافت قلبی و الهام وجود داشته و یکی از مراجع مهــم بــرای تصمیم‌گیری اســت. برای نوآوری وتخیل ارزش زیادی قائل هستند.
- افراد عاطفی: به همدلــی و درک دیگران اهمیــت می‌دهند و به راحتی از دیگران تشــکر یا عذرخواهی میکنند. معمولا از طرف دیگــران بیش از اندازه عاطفی ارزیابی می‌شوند.
- افرادمنطقی: در بها دادن به منطق و عدالت زیاده‌روی میکنند. دیگران، آنها را خشک و غیر منعطف ارزیابی میکنند. بزرگ‌تریــن انگیزه آن‌هــا در کار، موفق شدن (گاه به هر قیمت) است.
- افراد قضاوت کننده: این افراد اعتقاد دارند که کار بر هر امری مقدم اســت و زمان را منبعی تمام شــدنی دانســته و نتیجه گرا هستند.
- افــراد دریافت کننده: برعکس افراد قضاوت کننده، تفریح و خوشی را در کار مهم دانسته و زمان را عنصری تجدیدپذیر و اعمال را قابــل جبران می‌دانند. این‌ها معمولا نتیجه‌گرا نبــوده و به کیفیت و جزئیــات فرایند رســیدن به نتیجه هم اهمیت می‌دهند.
به این ترتیب فارغ از شــاخص هوشبهری (IQ)، شاخص‌های مرتبط دیگر همچــون هوش عاطفــی (EQ) وجود داشته و امروزه زیر مجموعه بسیار مهمی به نام هوش ارتباطی (C-IQ) نیز مورد توجه قرار گرفته اســت. هوش ارتباطی، دست‌مایه‌ای است که به فرد می‌آموزد با چه کسی، چگونه رفتار نماید. برای این مهــارت و هوش ســه ســطح کلان در یرقراری ارتباط متصور است:
- سطح اول: برقراری ارتباط عادی در دنیای کار برای انتقال و تبادل اطلاعات . (Transactional)
- سطح دوم: شیوه ای از برقراری ارتباط و متقاعدکردن مخاطب نسبت به نظر و دیدگاهی که به آن باور داریم. (Positional)
- سطح سوم (بالاترین سطح): سطحی از برقــراری ارتباط که فراتــر از متقاعد کردن بوده و باعث دگردیسی و تغییر در دیدگاه‌های وی شــده تا واقعیتی جدید خلق شود و شنونده را با خود همراه کند. (Transformational)
عضو کانال تلگرام مدیریت پروژه شوید
گفتــه واقعــی و به دور از چاپلوســی کارکنان از رفتار و مهارت مدیری که واقعا در سطح ســوم قرار دارد، نشان از نوعی تحــول و انقــلابی در قلــب و روح آنها می‌دهــد و گویی ژنی جدید و طرحی نو در انداخته‌اند که گاه تا نســل بعدی در نسوج سازمان ریشه می‌دواند.
محققان روانشناس با مطالعه تصاویر و نقشه‌های خطوط اعصاب در مغز، به این نتیجه رســیده‌اند که مغز همه ما برای برقراری ارتباط در ســطح سوم آمادگی دارد، ولــی برقراری ارتبــاط را در همه شرایط با سطح سوم مناسب نمی‌داند. خوشــبختانه هوش ارتباطی برعکس هــوش ریاضی که مبتنی بــر خود فرد است، همچون یک بذر با مراقبت، تمرین و دقت در احوال محیط اجتمایی رشد یافته و صیقل می‌خورد. جالب آنکه این هوش مسری اســت و تیم پروژه نیز با داشــتن مدیری توانــا و متبحر از آن بی‌بهره نمانده و در نتیجه، هــوش ارتباطی تیم پــروژه نیز افزایش می‌یابد.
مقاله مرتبط: تعارض در تیم پروژه
به این ترتیب یکی از مصادیق تیم‌سازی و در لایه‌ای بالاتر فرهنگ‌ســازی (حتی برای ســازمان‌های ماتریسی که مدیران پروژه از خود اختیاری ندارند)، باغبانی و مراقبت از این نهال کوچک است. افرادی که دارای چنین هوشی هستند، افزون بر دایره کلمــات، به واقعیت‌هایی همچون: آنچه در ذهن دارنــد، نیت اصلی خود از برقراری ارتباط، آنچه دیگران دریافت و درک میکنند و حســی که در شنونده پس از محاوره جوانه می‌زند، می‌اندیشند و با اشــراف بر جمیع این‌ها گفت‌و‌گوی خود را آغاز و پی‌ریزی میکنند. بــااندکی دقــت در احوال ایــن افراد زمینه‌های مشترک از شیوه تعامل آنها با محیط اطراف را می‌توان در ارکان زیر دسته‌بندی نمود:
- می‌دانند که تک تک واژه‌ها، حســی در خود نهفته دارند.
- همــواره بــاور و در نظــر دارند که گفت‌وگــوی آنها می‌تواند احساســات مثبت و منفی را در طرف مقابل برانگیزد. احساس انسانها به طور عجیبی پیش از آنکه ذهن و منطق‌شان تک‌تک کلمات را کنار هم بچیند و پردازش کند، واکنش نشان میدهد.
- همــواره می‌دانند کلماتی که به کار می‌برند، از هر نظر، رشته‌ای از خاطرات را در ذهــن طرف مقابل زنــده کرده و به نــدرت بــار خنثی در ذهن شــنونده خواهندداشت.
آمار و تجارب آموختــه از پروژه‌های موفق ملی و بین‌المللی نشــان میدهد کــه فارغ از پیچیدگی و دشــواری یک پــروژه، یکــی از کلیدی‌تریــن رموز موفقیت یک پروژه، مهــارت ارتباطی مدیران و تیم آن بــا ذی‌نفعان مختلف برون و درون سازمانی است.
منبع : مقاله مهندس غلامرضا صفاکیش در روزنامه دنیای اقتصاد
بخوانید:
دوازدهمین کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه
کارگاه مهندس صفاکیش در کنفرانس بین المللی مدیریت پروژه
